¿Cómo se monta un restaurante?
En España existen más de 360.000 negocios de hostelería. Se trata de uno de los sectores más importantes de la economía y uno de los mayores generadores de empleo.
Cuando alguien monta un negocio de hostelería imagina cómo va a ser. Parte de una visión sobre cómo quiere montar su negocio.
Esta visión ilumina la acción que más adelante ejecutará para hacer realidad este negocio.
Este proceso se realiza siempre, en muchas ocasiones de manera informal y sub consciente y en otras de manera planificada y estructurada. Esto sin embargo no implica que el resultado no sea bueno. Existen muchos empresarios con grandes capacidades creativas y ejecutivas con un método no claramente ordenado.
Montar un negocio de restauración , ya sea un bar o un restaurante es un tipo de actividad que tiene sus particularidades. Ser restaurador es una actividad exigente y con posibilidades de altos retornos.
Cuando nos enfrentamos a un nuevo proyecto desde cero se cubren varios pasos, de manera más o menos consciente, planificada y detallada:
1. Se concreta el posicionamiento que le vamos a dar al negocio. Se trata de pensar y decidir cómo va a competir el nuevo negocio. Por calidad de servicio, por velocidad, por precio o por aquél mix de variables que queremos desarrollar. ¿ a qué cliente nos vamos a dirigir?, ¿qué necesidades vamos a cubrir?, ¿cómo vamos a cubrirlas?, ¿en qué nos queremos diferenciar?, ¿en qué destacaremos?, ¿queremos ser caros o baratos?, ¿queremos tener una imagen de lujo o sencilla?. ¿contra quién queremos competir?, ¿ a qué mercado geográfico nos vamos a dirigir?, ¿qué vamos a hacer diferente?, ¿en qué queremos destacar?.
2. Crear la marca: Se debe buscar un nombre, registrarlo y desarrollar toda la imagen corporativa asociada. Debemos dedicar especial interés al rótulo exterior, a los elementos de marketing que utilicemos y por supuesto a las cartas o menús visuales. Con el posicionamiento definido, formal o informalmente, se procede a buscar un nombre, la marca que nos ayudará a explicar qué hacemos y ayudará a transmitir valores sobre nuestra empresa. Así no es lo mismo llamarse Burger King, el rey de la hamburguesa, que Il Caffé di Roma. Además de explicar qué hacen transmiten valores claramente diferentes. En este tema hay grandes diferencias en cuanto al esfuerzo dedicado, así hay empresarios que le llaman a su negocio “el bar Manolo” y otros que contratan a una agencia de comunicación invirtiendo centenares de miles de euros en encontrar un buen nombre que les apoye la expansión después.
3. Definir las categorías de productos: Un punto esencial es concretar cuáles serán la cartera de platos y bebidas que vamos a ofrecer en el restaurante. Es importante que este mix de producto sea coherente con el posicionamiento que queremos darle al negocio. ¿qué productos venderemos?, ¿qué complementos venderemos?, ¿qué productos queremos excluir? La definición de la cartera de productos es muy importante ya que marcará las ventas y también las compras, y por supuesto los resultados del negocio en los próximos años. Por lo tanto se trata también de una decisión estratégica muy importante. ¿qué bebidas vendemos?, ¿damos postres?, ¿damos cafés?, ¿damos desayunos?.
4. Definir la experiencia del servicio: Se trata de diseñar cómo queremos que sea la experiencia de el cliente tipo en el establecimiento. Si sabemos cómo queremos servirle nos permitirá concretar las operaciones que debemos realizar para cumplir ese objetivo. ¿vamos a atenderlo rápido o con lentitud?, ¿le serviremos en mesa o en barra?, ¿cómo será la luz del local?,¿ cómo será el ambiente?, ¿dónde , cuándo y cómo vamos a programar la interacción entre el personal y el cliente?, ¿dónde puede haber sorpresas desagradables para el cliente?, ¿dónde se pueden generar sorpresas positivas?.
5. Hacer el Menú: con la cartera de productos definida, deberemos concretar el Menú para que sea operativamente realizable. El menú nos deberá permitir preparar también escandallos de costes. El menú es un elemento clave en todo negocio, se trata de lo que el cliente compra y el negocio vende. Una carta bien hecha ayudará a vender, y si no se entiende o faltan productos que se necesitan en el momento de consumo nos perjudicarán las ventas.
6. Definir precios: Se deberá decidir el precio de cada uno de los artículos que ofreceremos. Se deberán analizar tanto los costes como los precios de mercado. Deberemos tener claro con qué margen bruto medio queremos trabajar. ¿ a qué precios venderemos?. Decidir los precios de venta es una decisión difícil y muy a menudo se mira poco. Podemos analizar los precios de nuestra competencia en la zona para conocer los precios de mercado. En este sentido debemos comprender bien quien es competencia y quien no para buscar negocios comparativos. Además el precio de mercado deberíamos mirar nuestros costes. Esto en la práctica ya es más complejo. Deberemos mirar la cantidad de producto que entra en cada plato, contando el coste de materias del mismo. Esto es lo fácil. Después deberemos estimar en qué nivel de actividad nos vamos a mover para asignar los costes fijos y también el beneficio que queremos ganar (factor importante). Una vez tengamos el precio de mercado ( de competidores similares en la zona de ubicación) y el cálculo del escandallo nos tocará decidir dónde lo ponemos y con qué nivel numérico. Esta es una decisión clave, que muchas veces no se mira con suficiente cariño.
7. Definir la cocina: Se debe diseñar la cocina pensando en las operaciones, el espacio que tenemos de establecimiento y la inversión que tenemos disponible para el proyecto. En este punto es esencial contar con expertos tanto en diseño cómo en el terreno. Este punto nos marcará tanto la inversión inicial cómo la capacidad de servicio futura. Así este paso nos afecta a la rentabilidad del proyecto de manera directa.
8. Diseñar la sala de ventas: Se deberá concretar cómo va a ser la zona de ventas y servicio a clientes. El tipo de servicio que queramos dar va a ser fundamental. En esta tarea, deberíamos contar tanto cómo con alguien con experiencia en el tipo de servicio cómo en técnico competente en el diseño de negocios de restauración. Es importante considerar la tarea desde la globalidad del problema. No es infrecuente encontrarse con una sala muy bonita pero altamente impráctica para el trabajo diario o incluso para el mismo cliente.
9. Definir el equipo de cocina: Se deberá definir la plantilla que va a trabajar en cocina con sus turnos, sus puestos y sus perfiles. Cuanta más experiencia previa se tiene en esta cuestión más fácil es tener idea de las necesidades reales con las que nos vamos a encontrar dependiendo del nivel de éxito inicial, que solo lo vamos a conocer al subir la persiana.
10. Definir el equipo de sala: Se deberá planificar la plantilla necesaria para atender a los clientes en la sala de ventas. El número de mesas, la demanda prevista y la tipología de servicio que definamos nos marcarán la dimensión necesaria. Se pueden tener ideas de plantillas según volúmenes de demanda en el caso de que se dude cuánto será la venta. Entonces puede ser prudente empezar con la plantilla mínima.
11. Definir los procesos de trabajo: uno de los aspectos más trabajosos es pensar, decidir y explicar cómo va a ser el trabajo diario, semanal, mensual y anual de los diferentes puestos que componen la plantilla. En una fase inicial, la experiencia previa del líder del proyecto será fundamental para tener las ideas claras. Este es un tema en el que vale la pena dedicar algún tiempo aunque no se pueda bajar al nivel de detalle máximo. Lo importante es saber cómo empezar y ya habrá tiempo para perfeccionarlo y entrar en los detalles. En este punto, la experiencia previa en gestión de negocios de hostelería o la ayuda de una central pueden ser elementos claves.
12. Solicitar los permisos: Se deben solicitar los permisos de obra y de actividad al ayuntamiento para iniciar el negocio. Para ello deberemos presentar los proyectos necesarios.
13. Contratar al personal: Se deberá constituir el equipo de arranque del local, que aunque después sufra las lógicas modificaciones que se generan el rodaje, debe estar constituido desde la propia inauguración.
14. Implantar el software TPV: Existen multitud de programas que facilitan la gestión de un establecimiento de hostelería. Este programa, debe estar instalado y configurado para que de soporte al arranque en toda la operativa: ventas – caja, producción – cocina, stocks compras. Hay muchos casos en los que se abre sin software y se informatiza el negocio en una fase más avanzada. El software es un esfuerzo inicial pero ayuda a conocer qué pasa en el negocio y por lo tanto a tomar decisiones.
15. Reformar el local: Se debe realizar la reforma del nuevo local, puliendo los imprevistos que yendo bien irán saliendo. Los establecimientos de hostelería y restauración presentan complejidades de instalaciones. Un día de ventas suele ser una cifra importante, así que la velocidad en este punto suele ser un tema importante. Un retraso de un mes, bien nos puede costar un 10% de la facturación del ejercicio!
16. Instalar el mobiliario y elementos de marketing: Terminada la obra se suele realizar el montaje de los elementos que se necesitan: productos, materiales de marketing, muebles, informática, comunicaciones y demás hasta que esté el restaurante operativo.
17. Inaugurar el establecimiento: Lo más habitual es abrir durante unos días en silencio para ir rodando toda la maquinaria antes de hacer ruido sobre la existencia del nuevo local. Al cabo de entre 7 y 15 días ya se suele proceder a presentar al entorno de manera masiva el nuevo negocio. Se trata de generar una cierta notoriedad para darse a conocer en la zona.
18. Afinar el modelo: Una vez abierto, se entra una fase muy importante en la que por un lado se debe intentar aplicar el espíritu del modelo de posicionamiento que se ha elegido y por otro, se debe ir corrigiendo todo aquello que necesita adaptación práctica, que serán muchas cosas. Esta es la parte más difícil e importante: los 12 meses posteriores a la inauguración. Un modelo de negocio no está terminado hasta que consiegue ganar dinero.
Con la realización de todas las fases se completa el reto de abrir un negocio de hostelería.